هوش تجاری برای مدیران

۱- شرح مسئله

سازمانهای مختلف با ابعاد و زمینه های کاری متفاوت ممکن است با مشکلات متفاوتی در امر استفاده بهینه از داده های موجود در سیستم هایی از قبیل فروش، انبار و مالی مواجه شوند. بطور مشخص می توان به مسائل زیر بعنوان چالش سازمانها در استفاده از داده ها اشاره نمود:

• در بسیاری از شرایط داده ها در منابع مختلفی قرار دارند و یکپارچه نمودن آنها برای بدست آوردن گزارشات تحلیل، عملیاتی هزینه بر و زمانگیر برای سازمانها می باشد.
• نرم افزارهای عملیاتی در سازمان مثل برنامه های فروش، مالی، منابع انسانی، انبار، حقوق دستمزد و … می تواند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورد. کمتر دیده شده که مدیران ارشد از ابزارهای ذکر شده بعنوان منبع تصمیم سازی استفاده نمایند و بیشتر گزارشات مورد نظر آنها توسط مدیران میانی و با صرف زمان زیاد تهیه می شود و گاه این عملیات بصورت روزانه باید تکرار شود.
• بدلیل نوع طراحی نرم افزارهای عملیاتی ساختن گزارشات حجیم از اطلاعات موجود بسیار کند خواهد بود.
• بیشتر گزارشات تولید شده توسط نرم افزارهای عملیاتی گزارشاتی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم می باشد و نمی توان بوسیله آنها گزارشات تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت.
• در بسیاری از مواقع گزارشات ساخته شده دیدگاهی عمیق به مدیران ارشد برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک مناسب ارائه نمی دهد.
• پرسنل یک مجموعه برای درک بهتر از شرایط کار نیاز به گزارشات تحلیل دارند. عدم سهولت در ایجاد چنین گزارشاتی باعث می شود تا افراد بدنه سازمان از مسیر اصلی کار خارج گردند و یا زمان زیادی صرف تحلیل شرایط مختلف نمایند.

هوش تجاری یا Business Intelligence راهکاری است که برای شرایط مطروحه پاسخ مناسب ارائه می دهد.

۲- هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری مجموعه تواناییها، تکنولوژی ها، ابزارها و راهکارهایی است که به درک بهتر مدیران از شرایط کسب و کار کمک می نماید. ابزارهای هوش تجاری، دیدگاه هایی از شرایط گذشته، حال و آینده را در اختیار افراد قرار می دهند. با پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری فاصله موجود بین مدیران میانی و مدیران ارشد از دیدگاه ارتباط اطلاعاتی از میان خواهد رفت و اطلاعات مورد نیاز مدیران در هر سطح، در لحظه و با کیفیت بالا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت. همچنین کارشناسان و تحلیل گران می تواند با استفاده از امکانات ساده، فعالیتهای خود را بهبود بخشند و به نتایج بهتری دست پیدا نمایند.

۳- هوش تجاری چطور کار می کند؟

هوش تجاری بر مبنای یک هدف ساده پیاده سازی می شود: "بهبود کارایی با ایجاد بستر مناسب برای تصمیم سازی در سازمان". وقتی که دیدگاه مدیران نسبت به داده های سازمانی کامل وجامع است، می توان به تصمیمات اتخاذ شده اطمینان کامل داشت و مطمئن بود که این تصمیمات سازمان را در شرایط رقابتی حفظ می نماید و همچنین اهداف تعریف شده به دست خواهند آمد. اما برای استفاده کامل از قابلیتهای هوش تجاری، این راه کار باید توانایی انعطاف پذیری و در اختیار گذاشتن امکانات مختلف در سطح افراد، تیمها و کل سازمان را داشته باشد. همچنین هوش تجاری باید به نیازهای مختلف افراد در سطوح مختلف سازمان پاسخگو باشد و از تمام اطلاعات ساختار یافته (Structured Data) و یا ساختار نیافته (Unstructured Data) برای تصمیم سازی استفاده نماید.

۴- قابلیتهای راه کار هوش تجاری

راه کار هوش تجاری مجموعه امکانات هماهنگ برای تسهیل فرآیند تصمیم سازی در سازمان در تمام سطوح است که به سادگی و با هزینه کم قابل پیاده سازی می باشد.

• هماهنگی داده ها: به طور معمول در سازمانها پراکندگی اطلاعاتی زیادی مشاهده می شود. استفاده از ابزارهای مختلف باعث می شود تا بانکهای اطلاعاتی متفاوت با ساختارهای گوناگون در یک سازمان ایجاد شود. سرویس هماهنگ کننده اطلاعات در راه کار هوش تجاری این امکان را فراهم می آورد تا بانک اطلاعاتی متمرکز از اطلاعات ارزشمند برای تصمیم سازی ساخته شود.
• انباره داده ها: همانطور که شرح داده شد در سازمانها پراکندگی اطلاعات یکی از بزرگترین معضلات می باشد. انباره داده این امکان را فراهم می آورد تا داده های مهم پس از پشت سر گذاشتن مرحله هماهنگی در یک بانک اطلاعاتی متمرکز قرار گیرد.
• داشبورد گزارشات: راه های مختلفی برای نمایش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف وجود دارد اما این تنها بخشی از راه کار هوش تجاری می باشد. یک گزارش موثر باید بخوبی با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نیازهای آنها را مرتفع نماید.
• OLAP: قابلیتی است که دسترسی به اطلاعات برای ساخت گزارشات و تحلیل داده را برای کاربران غیر فنی امکان پذیر می نماید.
• نظارت: با استفاده از نظارت (Monitoring) می تواند بر شرایط اهداف مهم نظارت نمود و وضعیت پیشرفت آنها را تحت نظر گرفت. بعنوان مثال می توان میزان فروش هدف یک ماه را با میزان فروش واقعی مقایسه نمود و در خصوص برنامه ربزی فروش تصمیم گیری نمود.
• تحلیل: دریافت اطلاعات و نمایش آنها در شکل های گوناگون تنها اولین قدم در راه کار هوش تجاری می باشد. این راه کار ابزار قدرتمند تحلیل برای گروه های مختلف و موضوع های متفاوت را در اختیار افراد قرار می دهد.

۵- چه نوع کسب و کاری می تواد از این راهکار بهره ببرد؟

• شرکتهای تولیدی و فروش

   

  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به افزایش یا کاهش سود حاصل از فروش. میزان فروش بر حسب نوع کالا، مناطق فروش، کانالهای فروش. پیش بینی میزان فروش و سود آوری بر مبنای داده های قبلی
  • کنترل و برنامه ریزی مناسب  برای منابع فروش
  • شناسایی مشتریان با ارزش
  • هماهنگی برنامه فروش با اهداف سازمانی
• شرکتهای سرمایه گذاری

   

  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به سرمایه گذاری های انجام شده و پیش بینی سود حاصله از منابع مالی اختصاص داده شده
  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط هر یک از سرمایه گذاری های انجام شده بصورت جداگانه
  • کنترل اهداف و یا تعیین اهداف جدید بر مبنای گزارشات بدست آمده
  • تصمیم سازی برای انجام سرمایه گذاری های جدید بر مبنای تحلیل داده های پیشین
  • هماهنگی شرایط سرمایه گذاری با اهداف سازمانی
• شرکتها خدماتی

   

  • تحلیل نوع خدمات بر مبنای موقعیت های مختلف، زمان خدمت رسانی، هزینه های انجام شده و سود بدست آمده
  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به  نحوه خدمت رسانی به مشتریان
  • تصمیم سازی در جهت نحوه ارائه خدمات
  • هماهنگی خدمات با اهداف سازمانی
• شرکتهای پروژه ای

   

  • بدست آوردن دیدگاه نسبت به شرایط پروژه های انجام شده در هر لحظه
  • بدست آوردن دیدگاه از بودجه و منابع تخصیص داده شده به پروژه
  • تحلیل ارزش کسب شده در طول مدت حیات پروژه
  • پیش بینی شرایط منابع موجود با پیشرفت پروژه
  • هماهنگ نمودن شرایط پروژه ها با اهداف سازمانی

۶- چه افرادی در سازمان از پیاده سازی این راهکار بهره خواهند برد؟

• مدیران ارشد

   

  • در اختیار داشتن محلی متمرکز برای مشاهده گزارشات مختلف از شرایط سازمان
  • افزایش ضریب اطمینان تصمیم سازی
  • کاهش هزینه ها با بدست آمدن دیدگاه نسبت به عملکرد بخشهای مختلف سازمان
  • بررسی شرایط اهداف سازمان و برنامه ریزی برای دستیابی به اهداف
• مدیران فروش، عملیات، پروژه

   

  • کنترل روند انجام امور با در اختیار گرفتن گزارشات تحلیلی
  • تقویت توان مشاوره به مدیران ارشد در جهت انتخاب بهترین استراتژی
• مدیران IT

   

  • کاهش حجم امور تکراری با خودکار نمودن فرآیندهای جمع آوری داده ها و گزارش سازی از آنها
  • مدیریت و امنیت متمرکز
  • استفاده از دانش موجود برای راهبری ابزارها

منبع: سایت راهکار مدیریت